home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 9 / The PC-SIG Library on CD ROM - Ninth Edition.iso / 1201_300 / DISK1294 / DISK1294.ZIP / CHAP1.TXT < prev    next >
Text File  |  1980-01-01  |  31KB  |  771 lines
  1.  
  2. 1. FILE CREATION WITH DAC EASY
  3.  
  4. SCREEN 1-1: A>
  5. /-----------------------------------------------------------------------------\
  6. A>
  7.  
  8. \-----------------------------------------------------------------------------/
  9.  
  10. Look at the screen, and find the "A>". This is known as the A prompt.
  11. To me, it shows that the computer expects me to issue a command following 
  12. the A prompt. Next, I want to load the DAC EASY SYSTEM disk into the A 
  13. drive [the drive on top/left]. First I want to make sure that the system 
  14. disk is in the A drive.
  15.  
  16. TYPE:  dir/w
  17. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  18. AND THE SYSTEM WILL:  Display the directory of the disk in the A drive.
  19.  
  20. Comments / Questions:
  21.  
  22. 1.1. FUNCTION OF "A>"
  23. "A>" indicates that the default drive is drive A. It also indicates that
  24. the system is in the control of the Disk Operating System [DOS].
  25.  
  26. 1.1.1. DIRECTORY OF FILES WITHIN DAC EASY
  27. DAC EASY system disk contains a file named "EASY.EXE". After typing the
  28. command "DIR/W" you should be able to see this file in the list of files
  29. displayed. If no such file is in the list, it indicates that you have the 
  30. wrong disk.
  31.  
  32. 1.1.1.1. DIRECTORY DISPLAY
  33.  
  34. SCREEN 1-2: Display the directory of the disk in the A drive     
  35. /-----------------------------------------------------------------------------\
  36. A>dir/w
  37.  
  38.  Volume in drive A has no label
  39.  Directory of  A:\
  40.  
  41. EASY     EXE    EA-00    EXE    EA-02    EXE    EA-03    EXE    EA-04    EXE
  42. EA-05    EXE    EA-06    EXE    EA-07-08 EXE    EA-09    EXE    BASRUNB  EXE
  43.        10 File(s)      8192 bytes free
  44.  
  45. A>
  46. \-----------------------------------------------------------------------------/
  47.  
  48. Look at the screen, and find the file named "EASY" with the extension 
  49. "EXE". To me, it shows that I have the correct disk in the A drive.  
  50. Next, I want to load the Dac Easy program into the system and start 
  51. working with it.
  52.  
  53. TYPE:  EASY
  54. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  55. AND THE SYSTEM WILL:  load and run the EASY program.
  56.  
  57. Comments / Questions:
  58.  
  59. 1.2. TRANSFERRING CONTROL OF THE SYSTEM
  60. At this point the control of the system will be transferred from DOS to the 
  61. EASY program.
  62.  
  63. SCREEN 1-3: Load and run the EASY program
  64. /-----------------------------------------------------------------------------\ 
  65.  
  66. MISSING FILE DEFINITION
  67. <RETURN> to continue
  68.  
  69. \-----------------------------------------------------------------------------/
  70.  
  71. Look at the screen, and find the "MISSING FILE DEFINITION" and "<RETURN> to
  72. continue".  To me, it shows that the file to be used in the system has 
  73. not been defined and the system is telling me to press the return key to 
  74. continue.  Next, I want to continue working with the system.
  75.  
  76. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  77.  
  78.                               SCREEN 1-4: DAC EASY ACCOUNTING            
  79. /-----------------------------------------------------------------------------\
  80.                               DAC EASY ACCOUNTING
  81.  
  82.                                M A I N  M E N U
  83.  
  84.                        1. FILE UTILITIES
  85.                        2. GENERAL LEDGER
  86.                        3. ACCOUNTS RECEIVABLE
  87.                        4. ACCOUNTS PAYABLE
  88.                        5. PURCHASE ORDERS
  89.                        6. BILLING
  90.                        7. INVENTORY
  91.                        8. REPORTS
  92.                        9. FORECASTING
  93.                       10. END PERIOD ROUTINES
  94.                       11. FILE CREATION AND MAINTENANCE
  95.                       99. EXIT TO DOS
  96.  
  97.                             ENTER YOUR SELECTION:
  98. \-----------------------------------------------------------------------------/
  99.  
  100. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION:". To me, it shows 
  101. that the computer expects me to enter my selection from the menu by typing 
  102. the corresponding number of the selection. Next, I want to select option 
  103. number 1.
  104.  
  105. TYPE:  1
  106. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  107. AND THE SYSTEM WILL:  display another set of menu.
  108.  
  109.  
  110.  
  111. SCREEN 1-5: Display another set of menu
  112. /-----------------------------------------------------------------------------\
  113.                      FILE UTILITIES
  114.  
  115.  
  116.                    1. FILE DEFINITIONS
  117.  
  118.                    2. FILE STATUS
  119.  
  120.                    3. FILE REHASH
  121.  
  122.                    4. FILE DRIVE CHANGE
  123.  
  124.                    5. PRINTER PARAMETERS
  125.  
  126.                    99. RETURN TO MAIN MENU
  127.  
  128.  
  129.                      ENTER YOUR SELECTION :
  130.  
  131. \-----------------------------------------------------------------------------/
  132.  
  133. Look at the screen, and find the " ENTER YOUR SELECTION:". To me, it shows 
  134. that the computer expects me to enter a selection number for my next 
  135. operation.  Next, I want to select option number 1 for file definitions.
  136.  
  137. TYPE:  1
  138. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  139. AND THE SYSTEM WILL: issue a set of questions for me to answer.
  140.  
  141. Comments / Questions:
  142.  
  143. 1.3. DEFINITION OF FILES
  144. When working with the system for the first time it is necessary to define
  145. the files to be used in the system.
  146.  
  147. 1.3.1. ISSUANCE OF QUESTIONS
  148. Issue a set of questions for me to answer
  149.  
  150. SCREEN 1-6: Issue a set of questions for me to answer
  151. /-----------------------------------------------------------------------------\    
  152.              FILE DEFINITIONS
  153.  
  154.  
  155.          IN WHICH DRIVE WILL YOUR FILES BE DEFINED? :
  156.  
  157. \-----------------------------------------------------------------------------/
  158.  
  159. Look at the screen, and find the " IN WHICH DRIVE WILL YOUR FILES BE 
  160. DEFINED ?:". To me, it shows that the computer expects me to tell it in 
  161. which drive I want to define my files. Next, I want to tell the system to 
  162. define the files in drive B:.
  163.  
  164. TYPE:  B
  165. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  166. AND THE SYSTEM WILL: ask me the following question, "ARE YOU SURE?"
  167. (Y/N) :".
  168. TYPE:  Y
  169. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  170.  
  171. Comments / Questions:
  172.  
  173. 1.4. ROUTINE FOR RESPONDING TO QUESTIONS
  174. When working with this system, it is important to response to the questions 
  175. by typing in the responses using CAPITAL LETTERS. The system will not 
  176. response to lower case letters.
  177.  
  178. 1.4.1. ACTUAL QUESTIONS
  179.  
  180. SCREEN 1-7: Ask me the following question, "ARE YOU SURE?"
  181. /-----------------------------------------------------------------------------\
  182.              FILE DEFINITIONS
  183.  
  184.  
  185.            DESCRIPTION               # RECORDS
  186. ------------------------------------ ---------
  187. ACCOUNTS FILE.......................
  188.  
  189. \-----------------------------------------------------------------------------/
  190.  
  191. Look at the screen, and find the "DESCRIPTION" and "# RECORDS". To me, 
  192. it shows that the computer expects me to enter the number of records 
  193. desired. Next, I want to start entering the number of records.
  194.  
  195. TYPE:  31
  196. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  197. TYPE:  Y
  198. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  199. AND THE SYSTEM WILL:  ask me to define for another set of file.
  200.  
  201. Comments / Questions:
  202.  
  203. 1.5. AMOUNT OF RECORDS TO BE PROCESSED
  204. The process will continue until all of the files has been defined. After
  205. entering the desired number of records the system will ask me whether I am
  206. sure or not. I had answered "Y" for the above file. To cancel type "N". 
  207. I am not going to show how I enter the number of records for the rest of the
  208. files here. Look at Appendix 1 for the numbers that I have used.
  209.  
  210. 1.5.1. Remember that the records are being entered in blocks, so the number you
  211. entered may be increased by the system.
  212.  
  213. 1.5.1.1. CONFIRMING THE ENTRIES
  214. When you have finished entering the system will ask you to confirm those
  215. entries by typing either "YES" or "NO".  Following the word "YES" the
  216. system will display "INITIALIZING....".  When the process is completed 
  217. press the return key to go back to the FILE UTILITIES menu.
  218.  
  219. 1.5.1.2. INITIALIZING THE SYSTEM
  220. This is the most important part of the system. Once you have initialize
  221. your systems you cannot initialize it again without having another system 
  222. disk or deleting the " BASRUNB  EXE " from the system disk. It is advisable,
  223. however to have a back up system disk.
  224.  
  225. SCREEN 1-8: Ask me to define for another set of file                        
  226. /-----------------------------------------------------------------------------\
  227.                       FILE UTILITIES
  228.  
  229.  
  230.                    1. FILE DEFINITIONS
  231.  
  232.                    2. FILE STATUS
  233.  
  234.                    3. FILE REHASH
  235.  
  236.                    4. FILE DRIVE CHANGE
  237.  
  238.                    5. PRINTER PARAMETERS
  239.  
  240.                    99. RETURN TO MAIN MENU
  241.  
  242.  
  243.                      ENTER YOUR SELECTION :
  244. \-----------------------------------------------------------------------------/
  245.  
  246. Look at the screen, and find the "ENTER YOUR SELECTION :".  To me, it shows 
  247. that the computer expects me to enter the number for the next operation I 
  248. want to work on.  Next, I want to go back to the main menu.
  249.  
  250. TYPE:  99
  251. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  252. AND THE SYSTEM WILL:  take me back to the main menu.
  253.  
  254. Comments / Questions:
  255.  
  256. 1.6. END OF INITIALIZATION PROCESS
  257. This is the end of the system initialization process.
  258.  
  259. 1.6.1. LEVELS OF SECURITY
  260. Undisplayed in the main menu is item #98, the password option. It is not
  261. displayed for security reasons. In this system there are five levels of
  262. security. To enter or change the password select this option.
  263.  
  264. SCREEN 1-9: Take me back to the main menu
  265. /-----------------------------------------------------------------------------\
  266. DATE 04-27-86                                                       TIME 13:23
  267.                          DAC EASY ACCOUNTING
  268.  
  269.                       FILE CREATION AND MAINTENANCE MENU
  270.  
  271.             GENERAL LEDGER                        ACCOUNTS PAYABLE
  272.         1. CHART OF ACCOUNTS FILE             4. VENDOR FILE
  273.         2. FINANCIAL STATEMENTS FILE
  274.                                                       INVENTORY
  275.             ACCOUNTS RECEIVABLE               5. PRODUCT FILE
  276.         3. CUSTOMER FILE
  277.  
  278.                                 COMPLETE SYSTEM
  279.  
  280.                             6. COMPANY'S IDENTIFICATION
  281.                             7. G/L INTERFACE TABLE
  282.  
  283.  
  284.                            99. RETURN TO MAIN MENU
  285.  
  286.                             ENTER YOUR SELECTION:
  287.  
  288. \-----------------------------------------------------------------------------/
  289.  
  290. Look at the screen, and find the " FILE CREATION AND MAINTENANCE MENU ".
  291. To me, it shows that I have selected option #11 in the main menu and the
  292. computer is now expecting me to work with this option. It is now asking me 
  293. to select one of the available choices in this option to work with.  Next,
  294. I want to select option #1 to create the file for the General Ledger.
  295.  
  296. TYPE:  1
  297. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  298.  
  299.                         SCREEN 1-10: ACCOUNTS FILE MAINTENANCE
  300. /-----------------------------------------------------------------------------\
  301.                         ACCOUNTS FILE MAINTENANCE
  302.  
  303.                 ACCOUNT NUMBER
  304.                 ACCOUNT NAME
  305.                 DB/CR ACCT.(1=DB/-1=CR)
  306.                 ACCOUNT LEVEL (1-5)
  307.                 TYPE (G=GENERAL/D=DETAIL)
  308.                 GENERAL ACCOUNT
  309.                 CLEAR TO ACCOUNT NUMBER
  310.                 PREVIOUS BALANCE
  311.                 THIS PERIOD
  312.                 CURRENT BALANCE
  313.  
  314.                 HISTORICAL INFORMATION       BALANCE       VARIANCE     %
  315.                 YEAR BEFORE LAST
  316.                 LAST YEAR
  317.                 CURRENT YTD
  318.                 FORECAST AT END YEAR
  319. \-----------------------------------------------------------------------------/
  320.  
  321. Look at the screen, and find the cursor blinking following the phrase
  322. "ACCOUNT NUMBER". To me, it shows that the computer expects me to enter 
  323. the code number for the account that I will be using in the system. Next, I 
  324. want to enter code number plus all the required details.
  325.  
  326. TYPE:  1
  327. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  328. TYPE:  ASSETS
  329. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  330. TYPE:  1
  331. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  332. TYPE:  1
  333. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  334. TYPE:  G
  335. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  336. PRESS:  [<-']  Enter/Return key until you are back to the position where the
  337. cursor is blinking following the phrase "ACCOUNT NUMBER".
  338. AND THE SYSTEM WILL: create an account according to the given specifications.
  339.  
  340. Comments / Questions:
  341.  
  342. 1.7. RULE FOR PASSING ENTRIES
  343. At any positions where you do not wish enter anything just press the enter key.
  344.  
  345. 1.7.1. CREATING AN ACCOUNT
  346.  
  347. SCREEN 1-11: Create an account according to the given specifications
  348. /-----------------------------------------------------------------------------\
  349. DATE 04-28-86                                                       TIME 03:41
  350.                              DAC EASY ACCOUNTING
  351.              
  352.                       FILE CREATION AND MAINTENANCE MENU
  353.  
  354.             GENERAL LEDGER                        ACCOUNTS PAYABLE
  355.         1. CHART OF ACCOUNTS FILE             4. VENDOR FILE
  356.         2. FINANCIAL STATEMENTS FILE
  357.                                                       INVENTORY
  358.            ACCOUNTS RECEIVABLE                5. PRODUCT FILE
  359.         3. CUSTOMER FILE
  360.  
  361.                                 COMPLETE SYSTEM
  362.  
  363.                             6. COMPANY'S IDENTIFICATION
  364.                             7. G/L INTERFACE TABLE
  365.  
  366.  
  367.                            99. RETURN TO MAIN MENU
  368.  
  369.                             ENTER YOUR SELECTION:
  370.  
  371. \-----------------------------------------------------------------------------/
  372.  
  373. Look at the screen, and find that the system has taken me back to the 
  374. position where I have to enter the particulars of the accounts I will be 
  375. using in the system. To me, it shows that the computer expects me to 
  376. create another account for my system. However, at the moment I have all 
  377. the accounts I need for my system. Next, I want to get out of this screen.
  378.  
  379. PRESS:  [Esc]  Escape key
  380. AND THE SYSTEM WILL: take me back to the "FILE CREATION AND MAINTENANCE
  381. MENU".
  382.  
  383. Comments / Questions:
  384.  
  385. 1.8. ADDITION OF ACCOUNTS
  386. Should you decide to have more accounts later you can always come back to
  387. this menu and select option #1 to create the new account(s).
  388.  
  389. 1.8.1. DELETION OF AN ACCOUNT
  390. To delete an account, enter the account # and when the cursor is
  391. positioned in the NAME field erase the name with BACK SPACE or CTRL BACK
  392. SPACE. Replace the name with the word DELETE [ALL IN CAPITALS!!!] and pressing
  393. the enter key.
  394.  
  395. SCREEN 1-12: Take me back to the "FILE CREATION AND MAINTENANCE"
  396. /-----------------------------------------------------------------------------\
  397. DATE 04-28-86                                                      TIME 03:50
  398.                                DAC EASY ACCOUNTING
  399.  
  400.                       FILE CREATION AND MAINTENANCE MENU
  401.  
  402.             GENERAL LEDGER                        ACCOUNTS PAYABLE
  403.         1. CHART OF ACCOUNTS FILE             4. VENDOR FILE
  404.         2. FINANCIAL STATEMENTS FILE
  405.                                                       INVENTORY
  406.            ACCOUNTS RECEIVABLE                5. PRODUCT FILE
  407.         3. CUSTOMER FILE
  408.  
  409.                                 COMPLETE SYSTEM
  410.  
  411.                             6. COMPANY'S IDENTIFICATION
  412.                             7. G/L INTERFACE TABLE
  413.  
  414.  
  415.                            99. RETURN TO MAIN MENU
  416.  
  417.                             ENTER YOUR SELECTION:
  418.  
  419. \-----------------------------------------------------------------------------/
  420.  
  421. Look at the screen, and find the "3. CUSTOMER FILE". To me, it shows that 
  422. I have to choose this option to create a customer file. Next, I want to 
  423. create a customer file.
  424.  
  425. TYPE:  3
  426. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  427.  
  428.                           SCREEN 1-13: CUSTOMER FILE MAINTENANCE
  429. /-----------------------------------------------------------------------------\
  430.                           CUSTOMER FILE MAINTENANCE
  431. CUSTOMER CODE
  432.          NAME                            SALES PERSON
  433.       CONTACT                            CUSTOMER TYPE
  434.       ADDRESS                            DISCOUNT %            DAYS
  435.          CITY                 STATE      DUE DAYS
  436.      ZIP CODE            (    )          ACCOUNT TYPE
  437.  
  438.   CREDIT LIMIT              BALANCE              CREDIT AVAILABLE
  439.  
  440.              LAST  SALES   DATE          LAST PAYMENT DATE
  441.              FINANCIAL CHARGE %          SALES TAX RATE
  442.                             STATISTICAL INFORMATION
  443.               YR.BEF.LST LAST YEAR  THIS YEAR   FORECAST   VARIANCE    %
  444.   # INVOICES
  445.    $ SALES
  446.    $ COST
  447.    $ PROFIT
  448. \-----------------------------------------------------------------------------/
  449.  
  450. Look at the screen, and find the cursor is now blinking after the phrase
  451. "CUSTOMER CODE". To me, it shows that the computer expects me to enter a 
  452. customer code. Next, I want to enter a customer code.
  453.  
  454. TYPE:  01
  455. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  456. AND THE SYSTEM WILL: display the available information for the customer with
  457. the code # 01.
  458.  
  459. Comments / Questions:
  460.  
  461. 1.9. THE CUSTOMER ACCOUNT NUMBER AND TYPE
  462. If the number is a new number [i.e. now such customer exists] the system
  463. will move the cursor to the next blank space until all the required details
  464. have been fill in. For account type use either 1 or just press the return
  465. key. Account Type 1 will keep all customer transaction until the End Month
  466. Process is run. This is the balance forward method. By pressing the return 
  467. key will set the customer to the Open Invoice method which will keeps each
  468. invoices until its net balance is zero and the End Month Process is run.
  469.  
  470. SCREEN 1-14: Display the available information for the customer
  471. /-----------------------------------------------------------------------------\
  472.                       CUSTOMER FILE MAINTENANCE
  473. CUSTOMER CODE 01
  474.          NAME ARTHUR & CO.               SALES PERSON  JANE
  475.       CONTACT MARY                       CUSTOMER TYPE 1
  476.       ADDRESS 234 SANTONA STREET         DISCOUNT %     0.00   DAYS   0
  477.          CITY MIAMI           STATE FL   DUE DAYS       30
  478.      ZIP CODE 33146      (305 )661.7465  ACCOUNT TYPE  1
  479.  
  480.   CREDIT LIMIT   500000.00  BALANCE        0.00  CREDIT AVAILABLE   500000.00
  481.  
  482.              LAST  SALES   DATE       0  LAST PAYMENT DATE       0
  483.              FINANCIAL CHARGE %  18.00   SALES TAX RATE      5.000
  484.                             STATISTICAL INFORMATION
  485.               YR.BEF.LST LAST YEAR  THIS YEAR   FORECAST   VARIANCE    %
  486.   # INVOICES          0          0          0          0          0     0.0
  487.    $ SALES            0          0          0          0          0     0.0
  488.    $ COST             0          0          0          0          0     0.0
  489.    $ PROFIT           0          0          0          0          0     0.0
  490.  
  491. \-----------------------------------------------------------------------------/
  492.  
  493. Look at the screen, and find the cursor blinking after "ARTHUR & CO.". To 
  494. me, it shows that I had previously filled in all the necessary particulars 
  495. in the customer file for the the customer with the code # 01. The blinking
  496. cursor indicates that the system is expecting me to edit these informations or
  497. confirm them by pressing the return key. Should I want to make any changes, I
  498. must first delete the original entry using the Back Space key and then
  499. entering the new information. Next, I want to confirm these informations.
  500.  
  501. PRESS:  [<-'] Enter / Return key
  502. AND THE SYSTEM WILL: confirm my entries.
  503.  
  504. Comments / Questions:
  505.  
  506. 1.10. CONFIRMATION OF ENTRIES
  507. Repeat the process until all the entries and/or corrections has been 
  508. confirmed. 
  509.  
  510. 1.10.1. RETURN TO EMPTY FILE
  511. When all the informations has been confirmed the system will take you back to 
  512. the empty customer file for you to fill in more.
  513.  
  514. 1.10.1.1. DELETION OF A CUSTOMER
  515. To delete a customer follow the same process as in the Account Creation
  516. process. However the system will not allow the deletion of any accounts or
  517. customer having balance amounts.
  518.  
  519. PRESS:  [Esc]  Escape key
  520. AND THE SYSTEM WILL: take me back to the "FILE CREATION AND MAINTENANCE 
  521. MENU".
  522.  
  523. TYPE:  4
  524. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  525. AND THE SYSTEM WILL: take me into the "VENDOR FILE MAINTENANCE" module of
  526. the system.
  527.  
  528. Comments / Questions:
  529.  
  530. 1.11. PROCESS FOR ENTRIES IN VENDOR FILES
  531. In the next few screens you can see that the process for entering and
  532. working with the creation of vendor file is similar to the process in the
  533. creation of customer files.
  534.  
  535.  
  536. SCREEN 1-15: Take me back into the "VENDOR FILE MAINTENANCE" module 
  537. /-----------------------------------------------------------------------------\
  538.                            VENDOR FILE MAINTENANCE
  539.  
  540.   VENDOR CODE
  541.          NAME                            TERRITORY
  542.       CONTACT                            VENDOR   TYPE
  543.       ADDRESS                            DISCOUNT %            DAYS
  544.          CITY                 STATE      DUE DAYS
  545.      ZIP CODE            (    )          ACCOUNT TYPE
  546.  
  547.   CREDIT LIMIT              BALANCE              CREDIT AVAILABLE
  548.  
  549.              LAST PURCHASE DATE          LAST PAYMENT DATE
  550.                                          SALES TAX RATE
  551.                             STATISTICAL INFORMATION
  552.               YR.BEF.LST LAST YEAR  THIS YEAR   FORECAST   VARIANCE    %
  553.   # INVOICES
  554.   $ PURCHASE
  555.  
  556. \-----------------------------------------------------------------------------/
  557.  
  558. Look at the screen, and find the cursor blinking after the "VENDOR CODE".
  559. To me, it shows that the computer expects me to enter a VENDOR CODE 
  560. number. As in the Customer File previously, the system will a created file 
  561. if the number I type in had previously been used to create a vendor file. If 
  562. the code has not been used previously the system will display an empty file 
  563. and will be ready to create another.  Next, I want to enter a code number.
  564.  
  565. TYPE:  01
  566. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  567.  
  568.                             SCREEN 1-16: VENDOR FILE MAINTENANCE
  569. /-----------------------------------------------------------------------------\
  570.                             VENDOR FILE MAINTENANCE
  571.   VENDOR CODE 01
  572.          NAME RODRIGUEZ CO.              TERRITORY     1
  573.       CONTACT JR                         VENDOR   TYPE 1
  574.       ADDRESS 16 WEST 52ND STREET        DISCOUNT %     2.00   DAYS  10
  575.          CITY MIAMI           STATE FL   DUE DAYS       30
  576.      ZIP CODE 33135      (305 )666.6666  ACCOUNT TYPE  1
  577.  
  578.   CREDIT LIMIT  1000000.00  BALANCE        0.00  CREDIT AVAILABLE  1000000.00
  579.  
  580.              LAST PURCHASE DATE       0  LAST PAYMENT DATE       0
  581.                                          SALES TAX RATE      0.000
  582.                             STATISTICAL INFORMATION
  583.               YR.BEF.LST LAST YEAR  THIS YEAR   FORECAST   VARIANCE    %
  584.   # INVOICES          0          0          0          0          0     0.0
  585.   $ PURCHASE          0          0          0          0          0     0.0
  586.  
  587. \-----------------------------------------------------------------------------/
  588.  
  589. Look at the screen, and find the system displaying the information about the
  590. vendor and the cursor is positioned following the vendor's name. To me, it 
  591. shows that I had previously created this vendor file using the above code. 
  592. The system is presently waiting for me to confirm the information in this file 
  593. or make some changes in it. If I do not want to do any thing to it I need to 
  594. press the [Esc] key to return to the main menu. If this is a new file I have 
  595. to type in the required information and pressing the enter key. Repeat this 
  596. process entirely. Next, I want to return to the menu.
  597.  
  598. PRESS:  [Esc]  Escape key
  599. AND THE SYSTEM WILL:  take me back to the menu.
  600.  
  601.  
  602. Comments / Questions:
  603.  
  604. 1.12. VENDOR ACCOUNT TYPE
  605. The same process applies for Account Type in vendor files as in the
  606. customer files.
  607.  
  608. 1.12.1. DELETION OF A VENDOR
  609. To delete a vendor, follow the same process as in the deletion of an
  610. account and the same rules apply.
  611.  
  612. TYPE:  5
  613. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  614. AND THE SYSTEM WILL: take me into the PRODUCT FILE CREATION module of the
  615. system.
  616.  
  617. SCREEN 1-17: Take me into the PRODUCT FILE CREATION module of the system
  618. /-----------------------------------------------------------------------------\
  619.                           PRODUCT FILE MAINTENANCE
  620.  
  621. INVENTORY #                 DESCRIPTION
  622. MEASURE                 FRACTION          TYPE     BIN       VENDOR
  623. SALES PRICE             TAXABLE? (Y/N)             LAST SALE DATE
  624. MINIMUM                  REORDER               LAST PURCHASE DATE
  625. LST.PURCH.PRICE             STANDARD COST            AVERAGE COST
  626.  
  627.               ON HAND   UNITS             DOLLARS
  628.               COMMITTED UNITS
  629.               ON ORDER  UNITS
  630.  
  631.                             STATISTICAL INFORMATION
  632.               YR.BEF.LST LAST YEAR  THIS YEAR   FORECAST   VARIANCE    %
  633. UNITS PURCHSE
  634. $ PURCHASES
  635.  
  636. UNITS SOLD
  637. $ SALES
  638. $ COST
  639. $ PROFIT
  640. TIMES TURN
  641. GROSS RETURN
  642. \-----------------------------------------------------------------------------/
  643.  
  644. Look at the screen, and find the system displaying an empty product file and
  645. the cursor is positioned after "INVENTORY #". To me, it shows that the 
  646. computer expects me to enter a code number for my inventory file. If the 
  647. number has already exists, the system will display the available information 
  648. in the file. If it is a new number the system will display an empty file and 
  649. will expect me to create a Product file. Next, I want to enter a code 
  650. number.
  651.  
  652. TYPE: 100
  653. PRESS: [<-']  Enter/Return key
  654.  
  655.                           SCREEN 1-18: PRODUCT FILE MAINTENANCE
  656. /-----------------------------------------------------------------------------\
  657.                           PRODUCT FILE MAINTENANCE
  658.  
  659. INVENTORY # 100             DESCRIPTION GIZMOS
  660. MEASURE     CASE        FRACTION   100    TYPE 2C  BIN 1     VENDOR RCO.
  661. SALES PRICE     20.000  TAXABLE? (Y/N) Y           LAST SALE DATE       0
  662. MINIMUM       5000       REORDER    2500       LAST PURCHASE DATE       0
  663. LST.PURCH.PRICE      0.000  STANDARD COST      0.000 AVERAGE COST      0.000
  664.  
  665.               ON HAND   UNITS      0.000  DOLLARS       0.000
  666.               COMMITTED UNITS      0.000
  667.               ON ORDER  UNITS      0.000
  668.  
  669.                             STATISTICAL INFORMATION
  670.               YR.BEF.LST LAST YEAR  THIS YEAR   FORECAST   VARIANCE    %
  671. UNITS PURCHSE         0         0         0           0          0      0.0
  672. $ PURCHASES           0         0         0           0          0      0.0
  673.  
  674. UNITS SOLD            0         0         0           0          0      0.0
  675. $ SALES               0         0         0           0          0      0.0
  676. $ COST                0         0         0           0          0      0.0
  677. $ PROFIT              0         0         0           0          0      0.0
  678. TIMES TURN          0.0       0.0       0.0         0.0        0.0      0.0
  679. GROSS RETURN          0         0         0           0          0      0.0
  680. \-----------------------------------------------------------------------------/
  681.  
  682. Look at the screen, and find the system displaying the contents of a product
  683. file. To me, it shows that the computer expects me to edit this file. The 
  684. same process and rules apply for this module as it apply for the previous 
  685. modules. Next, I want to return to the menu.
  686.  
  687. PRESS:  [Esc]  Escape key
  688. AND THE SYSTEM WILL:  return me to the menu.
  689.  
  690. Comments / Questions:
  691.  
  692. 1.13. FIELD ENTRY INSTRUCTION
  693. FIELD ENTRY INSTRUCTION:  Measure - for units of measure such as cases, gross, 
  694. kilos. Fraction - breakdown for unit of measure [Example, hours would be 60 
  695. and six-pack would be 6.]. Standard Cost - Enter up to 999999.999 digits if 
  696. using standard method, if not press return.
  697.  
  698. TYPE:  6
  699. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  700. AND THE SYSTEM WILL: take me into the COMPANY'S IDENTIFICATION routine.
  701.  
  702. SCREEN 1-19: Take me into the COMPANY'S IDENTIFICATION routine
  703. /-----------------------------------------------------------------------------\
  704.                  1234567890123456789012345678901234567890
  705.          LINE 1  AZMI, FERUT & JUAN INC.
  706.          LINE 2  1235 MARIPOSA AVENUE
  707.          LINE 3  MIAMI, FL 33146-3247
  708.          LINE 4  (305) 661 - 0708
  709.  
  710. \-----------------------------------------------------------------------------/
  711.  
  712. Look at the screen, and find the system displaying the COMPANY'S
  713. IDENTIFICATION that I have previously created. To me, it shows that 
  714. the computer expects me to work on this module and make some changes.  
  715. Next, I want to return to the main menu.
  716.  
  717. PRESS:  [Esc]  Escape key
  718. AND THE SYSTEM WILL: take me back to the menu.
  719.  
  720. Comments / Questions:
  721.  
  722. 1.14. ROUTINE FOR PRINTING COMPANY NAME
  723. This routine is a way of placing your company name on all the statements,
  724. reports, etc. which will be generated by the system.
  725.  
  726. 1.14.1. EDITING
  727. Press return after every entry or to skip a line. Press BACK-SPACE or CTRL
  728. BACK-SPACE to delete previous entry in a particular line and  re-enter.
  729.  
  730. TYPE:  7
  731. PRESS:  [<-']  Enter/Return key
  732. AND THE SYSTEM WILL:  take me into the General Ledger Interface Table.
  733.  
  734. SCREEN 1-20: Take me into the General Ledger Interface Table
  735. /-----------------------------------------------------------------------------\
  736.                              G/L INTERFACE TABLE
  737.  
  738.        BANK CHECKING         1121              COST OF GOODS SOLD   41
  739.        ACCOUNTS RECEIVABLE   113               SALES                51
  740.        INVENTORY             114               PURCHASE DISCOUNTS   524
  741.        ACCOUNTS PAYABLE      211               FINANCE CHARGES      521
  742.        PURCHASES TAX         42101             SALES TAX            2131
  743.  
  744. \-----------------------------------------------------------------------------/
  745.  
  746. Look at the screen, and find the "G/L INTERFACE TABLE" that I have created.
  747. The G/L Interface table is the brains of the perfect integration within the
  748. seven modules of the system. I this routine I assign the account numbers which
  749. will allow the automatic transaction from the individual posting processes to
  750. the General Ledger journal file. Before working on this module a complete
  751. chart of accounts must first be created having at least the 10 accounts listed
  752. in this routine. The system will not allow skipping of any account listed in
  753. this routine. If you are not going to use one of the modules you will still
  754. need to  create a " dummy " account in your charts of accounts and then enter
  755. that account in this routine. All must be DETAIL accounts, otherwise rejected
  756. by the routine. Next, I want to return to the menu.
  757.  
  758. PRESS:  [Esc]  Escape key
  759.  
  760. Comments / Questions:
  761.  
  762. 1.15. COMPLETION OF G/L INTERFACE TABLE
  763. When the G/L Interface table has been completed the system will display
  764. another table for you to enter code, description and account # for purchase
  765. orders and invoices.
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.